Le guide pour instaurer une newsletter interne efficace en entreprise

 

 

Vous disposez certainement d’une plateforme de communication au sein de votre entreprise mais pourquoi ne pas opter pour la mise en place d’une newsletter interne destinée à l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices? Voici nos conseils pour réaliser de toutes pièces une newsletter d’entreprise efficace et réussie.

La newsletter interne, un support de communication complémentaire

Certaines entreprises disposent d’un intranet, un support qui peut très bien remplacer une newsletter interne. S’il n’y a pas d’intranet au sein de votre entreprise, c’est une excellente opportunité pour instaurer une newsletter destinée à l’ensemble du personnel.

Chez Audacia, nous communiquons principalement à travers la plateforme Slack. Mais il y a maintenant une année, nous avons décidé de mettre sur pied une newsletter interne afin de s’assurer de la bonne communication, en toute transparence, des informations importantes de l’entreprise à l’interne mais aussi de fédérer les collaborateurs autour de la marque employeur. En tant que société holding regroupant plusieurs entités, il est nécessaire de considérer les employés de tous les départements et d’unifier la communication.

Quels objectifs pour une newsletter interne réussie?

La première grande question est de se demander quels sont les objectifs principaux d’une newsletter d’entreprise percutante. La newsletter étant un support de communication à l’interne, celle-ci doit premièrement relayer les informations qui concernent l’ensemble du personnel comme les nouvelles, annonces et actualités importantes concernant l’entreprise, son environnement et son secteur d’activité. La newsletter interne peut également avoir comme objectif de fidéliser les collaborateurs en travaillant sur sa marque employeur. Elle peut aussi favoriser le développement d’“employés-ambassadeurs” qui seront garants de la diffusion d’une image positive de l’entreprise à l’externe.

Une fois vos objectifs posés, il s’agit de définir le style et le ton de voix. À travers la newsletter Audacia, nous communiquons ou rappelons des informations importantes concernant l’entreprise, ses infrastructures et son activité mais nous permettons également au personnel d’en apprendre davantage sur l’entreprise et les personnes qui la composent. Même si le ton de voix est en premier lieu sérieux, informations professionnelles obligent, il laisse volontiers la place au décalé afin de garantir une ambiance amicale, dynamique et communautaire.

Quel contenu pour une newsletter interne engageante?

Le contenu est le corps même d’une newsletter interne d’entreprise. Alors quel type de contenu doit-on privilégier pour une newsletter interne efficace? Il peut être divers et varié, en voici une liste non exhaustive:

– Nouvelle, actualité ou annonce concernant l’entreprise

– Actualité concernant le secteur d’activité

– Rappel d’événement spécial d’entreprise

– Annonce des nouveaux arrivants avec photo et petit portrait

– Portrait d’employé.e

– Présentation d’un département

– Règles concernant les infrastructures ou les locaux d’entreprise

– Evénement interne à l’entreprise (nouveau produit ou processus technologique, période de rush, période de crise, soldes ou promotions spéciales, milestone, etc…)

 – Présence dans les médias

– Partenariat ou collaboration

– Annonce des départs

– Organisation d’activités d’entreprise en dehors du temps de travail

– Sondages

– Concours

– Relayer le contenu produit à l’interne

– Photos d’événements

– Vidéos

– Etc., …

Une fois le contenu rassemblé, il faut pouvoir imaginer un format sous lequel le proposer. Le plus important est de présenter votre information de manière la plus précise et concise possible, idéalement en quelques lignes pour que les lecteurs puissent capter l’essentiel au plus vite. Les informations peuvent être présentées sous forme de guide/livre blanc, d’infographie, de memes, d’article en ligne, de photo, de vidéo ou simplement sous forme de texte.

N’hésitez pas à attirer l’œil en y ajoutant des emojis et, mieux encore, en illustrant votre information avec un visuel de bonne qualité, photo ou vidéo. Les portraits d’employé.e.s et les présentations de départements sont notamment des types de contenu qui se mettent bien en valeur à l’aide d’une photo ou d’une vidéo. L’infographie est également un excellent moyen visuel pour synthétiser et présenter de manière claire et originale une information. Pour une newsletter interne efficace, n’hésitez pas non plus à ajouter quelques call-to-action afin de rediriger vos lecteurs vers certains contenus et de pouvoir mesurer l’engagement. 

Comment structurer une newsletter d’entreprise?

En ce qui concerne la structure de la newsletter interne, cela dépend de la taille de votre entreprise et de la masse d’informations à communiquer. Mais pour une PME comme Audacia qui compte une soixantaine de collaborateurs et une quinzaine d’informations mensuelles à communiquer, je vous conseille la structure suivante:

– Titre

– Chapô

– Sous-titres pour chaque information présentée dans la newsletter sous forme de liste

– Conclusion à réutiliser pour chaque version

Il s’agit ensuite de classifier les communications, des plus importantes à celles qui le sont moins (mais qui ne restent pas moins intéressantes!). Les informations d’ordre général, plus formelles et professionnelles, apparaîtront par exemple avant les portraits d’employé.e.s, les présentations des départements ou encore les prochaines activités d’entreprise organisées en dehors des heures de travail. Même si ces points viennent en deuxième temps, ils apporteront tout de même de la valeur à votre newsletter.

Quel outil d’envoi pour une newsletter interne?

Il y a de nombreux logiciels disponibles pour l’envoi de newsletters. Vous connaissez sans doute Sendinblue, HubSpot, Moosend ou encore Mailchimp. À vous d’étudier les différentes offres de chaque outil pour trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins en termes de newsletter interne d’entreprise. Chez Audacia, nous avons opté pour la première des versions payantes de Mailchimp qui nous offre 5’000 envois par mois pour 500 contacts, une segmentation de ces contacts en 3 audiences (utile notamment s’il y a plusieurs langues parlées dans l’entreprise) et 3 profils reliés au compte.

À quelle fréquence envoyer une newsletter interne?

Le contenu est prêt et bien présenté sur votre interface d’outil d’envoi? Alors ce qu’il vous reste à faire est de déterminer à quelle fréquence envoyer la newsletter interne d’entreprise. Dans notre cas, en tant que PME, nous avons choisi une fréquence d’envoi mensuelle. Ce qui est amplement suffisant au vu de la masse d’informations à communiquer. Si vous travaillez dans une grande entreprise où les communications pleuvent, l’activité est complexe et diversifiée et les départements et le personnel sont nombreux, une newsletter hebdomadaire ou bi-mensuelle est sûrement une solution plus adaptée.

Dans tous les cas, il est nécessaire d’adapter la fréquence d’envoi à la masse d’informations à diffuser tout en gardant à l’esprit que les collaborateurs et collaboratrices ne disposent que d’un temps réduit pour lire une newsletter d’entreprise.

Conclusion

Que vous vous lanciez dans la mise en place d’une newsletter interne d’entreprise ou souhaitez simplement optimiser ce support de communication, n’oubliez pas que votre contenu doit être structuré, clair, présenté de la manière la plus concise possible, diversifié et enfin illustré avec un visuel apportant de la valeur (photos, vidéos, infographies). Et dernière chose, il est important d’écouter votre lectorat! Les sondages ou espaces pour les questions, remarques ou suggestions aideront à coup sûr à améliorer votre newsletter interne d’entreprise et la rendre encore plus efficace!

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